A quoi sert un livret d’accueil ?

Quand on parle de recrutement, l’erreur à ne pas faire c’est de croire que tout est acquis une fois que le candidat a signé le contrat que vous lui avez proposé.

Savez-vous que 4% des nouvelles recrues quittent leur travail dès le 1^er jour ? Et que 22% du turnover survient dans les 45 premiers jours d’un employé ?* Cela nous démontre bien toute l’importance de la période d’intégration !

En matière d’intégration, votre meilleur ami est sans nul doute le livret d’accueil.

Le livret d’accueil, pour quoi faire ?

Dans l’entreprise depuis 6 mois, 5 ans voire même 12 ans, ces petites habitudes du quotidien nous paraissent tout bonnement logiques, à tel point que l’on n’y pense plus :

– Où se garer en venant au travail le matin ?

– Où manger le midi et avec qui ?

– Quel équipement de travail est le plus approprié ?

– Quels sont les horaires de l’entreprise ?

– Quelles sont les règles à respecter au sein de la société ?

Néanmoins, si nous nous replongions quelques secondes dans notre posture de nouvelle recrue qui commence lundi prochain son nouveau boulot, ces questions prennent d’un coup tout leur sens.

Une petite anecdote : l’une de nos anciennes stagiaires nous avait confié que lors d’un précédent stage, elle s’était garée sur la place réservée au Président pour son premier jour. De quoi la mettre mal à l’aise !

Commencer un nouveau travail c’est se plonger dans un univers inconnu : c’est à la fois excitant et stressant. Le nouveau collaborateur aura bien assez de sujets stressants en tête pour lui en rajouter avec ces petits éléments du quotidien qui peuvent être rapidement clarifiés.

Or voilà, le jour où votre nouvelle recrue passe la porte du bureau vous n’avez rien prévu pour lui, seulement deux/trois informations que vous vous êtes notées sur le coin d’un post-it parmi le reste des choses que vous avez à traiter aujourd’hui. Et c’est à ce moment précis que le livret d’accueil est votre meilleur ami !

Le livret d’accueil, qu’est-ce que c’est ?

Après avoir fait les présentations entre l’équipe et votre nouveau collaborateur, ce dernier peut enfin prendre possession de son nouvel espace de travail. Avant qu’il se lance tête baissée dans les missions qu’il a à faire, il doit s’imprégner de la culture de votre entreprise : l’organisation en place, le management opéré et toutes les petites interrogations que nous avons pu soulever un peu plus haut.

Le livret d’accueil est donc le recueil de toutes les informations pratiques à connaitre lorsque l’on intègre une entreprise. En fonction de chaque organisation, les éléments y figurant peuvent être différents, néanmoins on y retrouve généralement :

– Un petit mot de bienvenue du dirigeant / de l’équipe pour le côté sympathique

– Une présentation de l’histoire, des valeurs et des activités de l’entreprise

– Un organigramme interne pour mieux comprendre l’organisation générale

– Les informations logistiques : horaires de travail, espaces repas, utilisation du téléphone, code vestimentaire, annuaire de l’entreprise, périodes de fermeture de l’entreprise, date de journée de solidarité, etc.

– Les règles de sécurité si nécessaire notamment dans les usines

A vous ensuite de rajouter les informations qui vous paraissent importantes au sein du livret d’accueil. Par exemple, chez Agilytae, nous avons rajouté un lexique afin que nos nouveaux collaborateurs s’imprègnent au plus tôt du vocabulaire que nous utilisons tous les jours.

Le livret d’accueil, quel format ?

L’objectif est donc que toutes ces informations soient condensées dans un unique support agréable à lire (histoire de ne pas démotiver votre nouvelle recrue dès la première matinée).

Si vous accueillez plusieurs nouveaux collaborateurs en même temps, ce livret d’accueil peut prendre la forme d’une mini formation d’accueil où une personne est chargée d’expliquer l’ensemble de ces éléments. Cela permet de proposer un format plus interactif et de faire échanger les nouvelles recrues ensemble !

Plus classiquement, le livret d’accueil peut se présenter sous la forme d’un document Word ou bien, pour un aspect plus visuel, être au format PowerPoint. Vous pouvez également utiliser un outil comme Powtoon pour animer un support vidéo voire même mobiliser vos collaborateurs et les mettre en scène pour interpréter les informations majeures. Un peu à la façon de nos ravissantes hôtesses de l’air qui, juste avant le décollage, nous présentent inlassablement les gestes de sécurité à respecter dans l’enceinte de l’avion.

En conclusion, quelle que soit la forme que vous utiliserez pour réaliser votre livret d’accueil, faites en sorte que le support soit facilement accessible à votre nouveau collaborateur. Il pourra ainsi retrouver une information rapidement quel que soit le moment où il en a besoin.

Vous avez compris tout l’intérêt de créer votre livret d’accueil ? Pour aller plus loin, découvrez les 4 étapes clés pour réussir l’intégration de votre nouveau collaborateur. Et pour aller encore plus loin, n’hésitez pas à faire appel à Agilytae pour travailler ensemble, votre processus d’intégration !

Louise Delacoste
Consultante Communication RH

*Article Forbes « Pourquoi l’Onboarding représente un enjeu majeur ? » – 19/10/17

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