Assurer une communication interne efficace en période de confinement

La situation sanitaire actuelle du Monde entier contraint les sociétés à repenser leur façon de travailler et de bien communiquer, que l’on parle de communication interne et externe. Tout a été très rapidement chamboulé avec un besoin urgent de s’adapter pour chacun, depuis chez soi.

Pour les dirigeants d’entreprise et managers, pas forcément habitués à travailler à distance avec des outils numériques qui plus est, il est compliqué aujourd’hui d’impulser une dynamique d’équipe et de maintenir leur rôle à travers leur caméra. L’accompagnement et la gestion des ressources humaines de l’entreprise sont plus que jamais primordiaux !

Afin que chaque entreprise puisse maintenir à flot son activité pendant cette période inhabituelle, nous avons décidé de vous partager tous nos conseils et notre retour d’expérience en matière de communication, afin de vous aider à adapter vos pratiques internes de communication, au contexte d’aujourd’hui.

Quels sont les enjeux de la communication interne aux entreprises en cette période ?

Nous vous avons déjà rédigé du contenu sur les raisons de la mise en place d’un processus formel de communication interne au sein d’un précédent article. Si vous n’aviez pas encore adopté nos conseils et mesuré toute l’importance de la communication, vous y en êtes aujourd’hui contraints !

Au moins, avec la situation actuelle, nous n’entendons plus certains nous dire « on se croise tous les jours, on peut discuter entre deux portes ou autour de la machine à café, pas besoin de réunion ou de support en particulier ! ».

Instaurer des actions de communication interne à l’entreprise est aujourd’hui vitale pour tout type de structure : plus ou moins grande ou de n’importe quel secteur d’activité. Voici les principaux objectifs de communication :

• Vos équipes sont inquiètes pour l’avenir de leur entreprise, au-delà de les rassurer, il faut jouer de transparence pour leur éviter les insomnies.
• Les employés entre eux communiquent moins facilement sur les dossiers gérés en groupe ce qui freine le travail collaboratif.
• Les brainstorming pour identifier les nouvelles actions à mettre en place ne peuvent plus se faire à main levée dans l’open-space.
• Il faut éviter que les salariés se sentent isolés du projet d’entreprise et de son évolution car, même à distance, voire même encore plus du fait de la situation, cela compte pour eux. Cultivez leur sentiment d’appartenance !

Et puis aussi tout simplement pour maintenir la dynamique de groupe : lorsque l’on retournera à nos bureaux, la machine devra vite se remettre à tourner pour ne pas avoir un chiffre d’affaires divisé par deux à la fin de l’année !

Quelle politique de communication mettre en place ?

Avant toute chose, sachez que vous pouvez opter pour un logiciel qui permet d’améliorer la communication entre les équipes de votre entreprise. En voici quelques-uns : BeesApps, Trello et Steeple.

Ces outils ont pour objectif de développer la communication entre chaque collaborateur et d’assurer une organisation collaborative. Si vous ne disposez pas de CRM, cela peut être une bonne alternative !

A/ Les incontournables réunions en visioconférence

Vous aviez certainement vos habitudes, avec par exemple, une réunion d’équipe chaque semaine pour faire le point sur les dossiers. Cela peut se maintenir aisément à distance avec des outils de communication dédiés.

• La team Agilytae vous recommande ZOOM, Tamashare, SOFA ou encore Teams. Outils testés et approuvés !

Néanmoins, cette réunion n’est certainement pas suffisante. Pour assurer une communication efficace, ascendante et descendante, et fédérer vos équipes, les moments collectifs doivent être plus nombreux qu’habituellement. Votre stratégie de communication interne doit être repensée ; on parle ici de communication de crise.

• Chez Agilytae, suite à un brainstorming collectif juste avant la mise en place du confinement, nous avons convenu d’une réunion par équipe de 30 minutes, tous les mardis et jeudis, ainsi qu’une réunion tous ensemble le vendredi. Ces rendez-vous nous permettent d’avancer sur nos dossiers, chaque membre de l’équipe dispose d’un temps d’échange et cela rassure et fait du bien de voir du monde !!

Effectivement, ce n’est peut-être qu’un détail pour vous, mais pour certains cela veut dire beaucoup… La visioconférence plutôt que l’appel !

Ainsi, les réunions se veulent souvent plus courtes que les réunions physiques car plus régulières. L’attention des individus est difficile à maintenir sur les visioconférences donc adaptez le format en conséquence ! Pensez à solliciter l’avis de vos collaborateurs. ?

B/ Le tchat et les appels du quotidien

Entre chaque réunion, il est aussi nécessaire de maintenir le lien pour continuer à transmettre l’information par des moyens faciles : un groupe WhatsApp ou Slack, un tchat interne ou si vous en avez un, un réseau social d’entreprise tel que Yammer. Le choix de l’outil dépend surtout de la culture d’entreprise et des habitudes ancrées.

Ces outils de communication interne permettent d’échanger de façon moins formelle, de créer un lien et de donner de l’information transversale très rapidement à l’ensemble d’un groupe. C’est l’endroit idéal pour faire vivre la vie de l’entreprise : partager des photos, des recettes, des idées d’activités pour s’occuper et occuper ses enfants…

Aussi, veillez à maintenir et communiquer à chacun la liste des numéros de téléphone des membres de l’entreprise. Cela est nécessaire pour faciliter les communications entre chaque collaborateur sans devoir passer par un tel ou une telle…

C/ De l’information formelle

Au-delà de la vie quotidienne et des dossiers à traiter, le contexte actuel nécessite de transmettre des informations plus formelles, d’ordre RH, afin d’informer les collaborateurs de l’organisation prévue par la Direction Générale.

Différents canaux de communication sont à votre disposition pour cela : newsletter ou journal interne avec du contenu écrit, via l’intranet de l’entreprise, un mailing voire même le format vidéo.

• Dans notre entourage, nous avons vus des dirigeants d’ETI se mettre à la vidéo pour diffuser à l’ensemble des équipes les actualités et dispositions qui vont être mises en place.

C’est un format apprécié car il rend l’information, humaine et vivante. Cela fait aussi toujours plaisir de voir son dirigeant prendre la parole plutôt que de laisser le directeur de la communication écrire un communiqué interne.

Le conseil que l’on peut vous donner sur les messages à diffuser est qu’il est important de faire attention au vocabulaire employé : l’objectif n’est pas de faire peur avec les mots tels que « guerre », « crise », « situation d’urgence », mais d’exposer des faits, de jouer de transparence et de rassurer par votre présence et votre soutien.

D/ Un équipement adapté

La communication interne passe aussi par l’objet. En l’occurrence, il faut veiller à ce que les collaborateurs disposent de toutes les fournitures de bureau nécessaires à leur travail. Cet objectif est renforcé lorsque les salariés travaillent depuis leur domicile, une partie ou la totalité du temps.

Afin d’agir sur le sentiment d’appartenance qu’ils peuvent avoir, vis-à-vis de l’entreprise, avez-vous pensé à vous doter d’équipements de bureau à l’effigie de la société ?

Chez Agilytae, nous créons chaque année de nouveaux outils (goodies et/ou papeterie), que nous personnalisons à notre image. Ainsi, collaborateurs, clients, partenaires et prospects travaillent, au quotidien, avec des supports Agilytae.

Nous espérons que ces conseils vont vous aider pour votre politique de communication interne. Soyez en sûr, les actions que vous développerez serviront votre Marque Employeur, pour motiver et fédérer vos équipes, ainsi qu’attirer des candidats. L’équipe Agilytae vous accompagne, à distance, dans votre stratégie de communication RH et la mise en place d’outils de communication interne.

Louise Delacoste

Responsable Communication

Photo by Paige Cody on Unsplash