Management : l’intérêt de faire des points hebdomadaires

11 Déc 2018

Chez Agilytae, chaque semaine nous organisons notre « point hebdo », une réunion avec l’équipe au complet. Au-delà de tous se retrouver, c’est surtout l’occasion de faire le point général sur les activités de chaque participant et de faire une mise en commun. Véritable outil de management, nous souhaitons vous apporter un éclaircissement sur le sujet.

Un peu de contexte…

On évolue au sein d’une entreprise et plus petitement au sein d’une équipe. Une équipe avec qui on partage des projets, des informations, des problématiques, des clients… C’est en cela que l’échange est important. Chacun avance « de son côté » sur ses dossiers sans forcément penser ou bien tout simplement avoir le temps de tenir au courant les autres collègues qui sont sur le même dossier. Les rendez-vous s’enchainent et on fait forcément passer la production avant le feedback !

Or, il faut que chaque partie prenante d’un projet ait un même niveau d’information. Ce serait dommage que votre collègue Joséphine arrive au rendez-vous avec le client X sans connaitre la teneur de vos précédents échanges que vous avez eus avec lui deux jours auparavant. Votre professionnalisme en prendrait un coup !

C’est ici que nous en venons au fait. La réunion de travail, c’est le rendez-vous obligatoire de tous les collaborateurs d’une équipe.

Pour dire quoi ?

un calendrier

Chez Agilytae, lors de des réunions hebdomadaires, on commence par faire un tour de table afin que tous les participants parlent de leur semaine passée : ce que chacun a fait, qui il a vu, comment il a avancé sur ses dossiers… La réunion a pour objectif de faire des comptes-rendus sur l’avancement des missions de l’ensemble des participants et un récapitulatif des décisions prises par tous. Ensuite, chacun a son temps de parole pour exprimer ses problématiques afin d’optimiser la résolution de problèmes grâce à la dynamique de groupe. On parle bien évidemment aussi de nos réussites ! C’est toujours agréable de se faire applaudir par ses collègues…

Pendant la réunion, plusieurs points clés peuvent être abordés : les chiffres de la semaine pour voir si les objectifs fixés sont atteints, l’arrivée d’un nouveau dans l’équipe ou l’évènement du mois prochain qui s’organise.

Et là c’est le moment où vous vous demandez comment organiser une bonne réunion ?

Et comment mener des réunions efficaces ?

Sans une préparation de la réunion, on se retrouve vite avec une cacophonie et cela fait perdre du temps à tout le monde. La première chose à faire est donc de structurer le meeting et ainsi de désigner une personne qui va mettre en place et animer une réunion.

L’animateur de la réunion doit expliquer aux participants le déroulement et les objectifs de la réunion. Son rôle est aussi de cadrer et de réguler la prise de parole de chaque participant afin de rendre la réunion productive. Il pourra ainsi donner la parole à tour de rôle et statuer lorsque ce sera nécessaire.

L’organisateur de la réunion n’est pas forcément un manager/directeur, cela peut-être une personne qui n’aura qu’à en référer au supérieur hiérarchique en suivant de la réunion de travail.

Ensuite, il faut expliquer le but de ces réunions aux personnes concernées et préparer l’ordre du jour pour mener des réunions productives.

Il n’y a pas de meilleur moment pour organiser ce type de réunion. Cela dépend de plusieurs facteurs liés à votre organisation :

– Est-ce qu’il y a un jour où toute l’équipe est sur le même lieu de travail ?

– Est-ce qu’il y a un jour où les clients sont moins disponibles en général ?

– Est-ce que l’on préfère la faire en début de semaine, en milieu voire en fin de semaine ?

C’est à vous de choisir le rythme des réunions !

En termes de timing, cela dépend du nombre de participants et du niveau d’information à partager pendant les réunions. Chez Agilytae, nos réunions internes durent 2 heures grâce à une animation efficace. Agilytae Groupe organise des réunions à distance en visioconférence quand cela est nécessaire. Pendant la période de confinement, c’était 1 à 2 réunions hebdomadaires d’une heure, pour garder le lien même à distance !

Chez un client où nous intervenons, ils organisent une réunion avec l’équipe au complet tous les mois autour d’un déjeuner. Cela change de la salle de réunion habituelle.

Pourquoi ne pas opter pour la réunion rapide ? 10 minutes top chrono tous les matins pour faire le point sur les sujets en cours et avancer ensemble. Avec ce type de réunion, fini les réunions interminables !

Certains organisent même une réunion debout pour un travail efficace, sans perdre de temps.

Quelques exemples d’outils

Afin de vous aider dans la gestion des réunions, pensez à utiliser des outils collaboratifs pour rendre vos rendez-vous interactifs :

– Klaxoon : Il s’agit d’une plateforme grâce à laquelle la réunion professionnelle devient participative. Vous avez la possibilité de voter, réagir et faire un brainstorming en temps réel !

– Beenote : L’outil d’organisation de vos réunions par excellence pour gérer efficacement et sur une unique plateforme, la convocation de l’auditoire, l’ordre du jour, la prise de note, le compte rendu de la réunion et le suivi du plan d’action.

Finissons par l’essentiel : la réunion professionnelle permet un moment d’échanges entre les collaborateurs d’une même équipe. Retrouver toute son équipe le lundi matin permet de commencer la semaine du bon pied !

Vous souhaitez être accompagné dans le management de vos équipes ? Agilytae est là pour vous aider ! 

Louise Delacoste
Responsable communication

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