Une bonne gestion des congés payés de vos collaborateurs : un gage de performance et de bien être en entreprise

24 Mai 2018

En Mai, fais ce qu’il te plaît ! En France, c’est aussi le mois des ponts et des congés d’été qui se profilent à l’horizon. 

Entre complexification du temps de travail, exigence de performance et obligation de continuité de service, pas toujours facile de contenter tout le monde sur le plan des congés…  

Obligations de l’employeur, souhaits du salarié, la gestion des demandes de congés payés peut vite tourner au casse-tête. Si l’entreprise ne ferme pas pendant l’été, c’est tout un roulement à mettre en place pour gérer les absences… N’ayez plus peur de la période des congés, on vous donne nos conseils pour vous organiser ! 

Anticiper pour éviter les difficultés

On connait tous les galères de réservation des vacances d’été… Entre le transport, l’hébergement et les activités, il faut anticiper pour se réserver sa place sous le parasol ! Et les parents apprécieront de pouvoir s’organiser assez tôt pour faire garder leurs enfants… 

Pour éviter d’infliger ça à vos collaborateurs et pour organiser la période de congé en interne, un seul mot d’ordre : ANTICIPATION. 

L’anticipation dans la demande des souhaits de congé des salariés : Le mois d’avril semble la bonne période pour solliciter ses collaborateurs sur le sujet. 

L’anticipation dans la réponse aux souhaits exprimés : Une réponse à minima 2 mois avant le début de la période des congés semble rationnelle. 

L’anticipation dans la gestion de l’entreprise : Quoi de plus déstabilisant que des allers/retours de personnel… Pour assurer l’activité de l’entreprise pendant la période d’été, rien de mieux que d’anticiper en matière d’organisation ! Par exemple, prévoir un tableau récapitulant les congés de chacun, anticiper le besoin en personnel de renfort si nécessaire…

Réorganiser pour minimiser l’impact des congés

Chacun de vos salariés dispose de compétences transversales qu’il peut appliquer au cours de différentes missions. Cette période d’été est le moment de vous appuyer sur vos collaborateurs et leurs compétences afin d’affecter les tâches des salariés en congés à d’autres salariés. 

Attention ! L’objectif n’est pas d’inonder les collaborateurs au travail avec une multitude de dossiers… Seulement de pouvoir compter sur eux pour gérer les priorités même si elles ne sont pas de leur ressort le reste de l’année. 

Aussi, ce qui est très important, c’est de vous assurer que chacun de vos collaborateurs paramètre un message automatique d’absence sur leur boite mail et messagerie téléphonique. Ils pourront ainsi indiquer les coordonnées d’un collègue à qui les clients pourront s’adresser durant leurs absences. 

un palmier, une plage et une chaise longue

Cela permettra d’organiser un relais en interne et d’assurer le suivi des clients même durant la période d’été. 

Conseil ! Prévoyez une réunion avant les premiers départs en congé avec l’ensemble des collaborateurs. Il est important que chacun consacre du temps à la mise à jour de ses dossiers avant ses congés. Ainsi, au cours de la réunion, chacun pourra dire où il en est afin que tout le monde soit au courant et que personne ne soit pénalisé des absences de ses collègues. 

La gestion des absences et des congés des salariés peut s’avérer compliquée : beaucoup de demandes à traiter en même temps, des demandes qui arrivent par mail, par voie orale, par le biais d’un autre salarié… Pour faciliter la gestion de toutes ces demandes, vous pouvez utiliser un logiciel SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Vous pourrez ainsi visualiser toutes les demandes de congés, le planning des absences en temps réel et toutes les demandes seront disponibles au même endroit. C’est aussi là que vous pourrez accepter ou non le congé du salarié. 

Les réunions et les SIRH sont des outils nécessaires à la gestion des congés mais aussi à la gestion d’une bonne communication interne formelle. Pour en savoir plus sur l’intérêt de mettre en place une communication interne formelle au sein de votre entreprise, découvrez notre article sur le sujet en cliquant ici. 

Au final, la période d’été n’est pas si compliquée pour les entreprises… Il suffit de s’organiser pour anticiper les demandes de congés de chacun des salariés et donc assurer une activité fluide, qui permet de maintenir le business de l’entreprise. 

Si vous souhaitez vous faire accompagner dans la gestion des congés et plus largement du personnel de votre entreprise, vous pouvez être accompagné par un Consultant. Les Consultants Agilytae Conseil RH vous aide dans la gestion des congés, des absences (arrêt maladie, congé maternité, etc.), contrats de travail, sanctions disciplinaires…