Bien gérer les congés payés de vos collaborateurs : un gage de performance et de bien-être au travail

24 Mai 2018

En Mai, fais ce qu’il te plaît ! En France, c’est aussi le mois des ponts et des congés d’été qui se profilent à l’horizon.

Entre complexification du temps de travail, exigence de performance et obligation de continuité de service, pas toujours facile de contenter tout le monde…

Obligations de l’employeur, souhaits du salarié, les congés payés peuvent vite tourner au casse-tête. Si l’entreprise ne ferme pas pendant l’été, c’est tout un roulement à mettre en place… Voici quelques conseils pour vous organiser !

Anticiper pour éviter les difficultés

On connait tous les galères de réservation des vacances d’été… Entre le transport, l’hébergement et les activités, il faut anticiper pour se réserver sa place sous le parasol ! Et les parents apprécieront de pouvoir s’organiser assez tôt pour faire garder leurs enfants…

Pour éviter d’infliger ça à vos collaborateurs et pour organiser la période en interne, un seul mot d’ordre : ANTICIPATION.

L’anticipation dans la demande des souhaits des salariés : Le mois d’avril semble un bon compromis pour solliciter ses collaborateurs sur le sujet.

L’anticipation dans la réponse aux souhaits exprimés : Une réponse à minima 2 mois avant le début de la période des congés semble rationnelle.

L’anticipation dans l’organisation de l’entreprise : Quoi de plus déstabilisant que des allers/retours de personnel… Pour assurer l’activité pendant la période d’été, rien de mieux que d’anticiper en matière d’organisation ! Par exemple, prévoir un tableau récapitulant les congés de chacun, anticiper le besoin en personnel de renfort si nécessaire…

Réorganiser pour minimiser les impacts

Chaque collaborateur dispose de compétences transversales qu’il peut appliquer au cours de différentes missions. Cette période d’été est le moment de vous appuyer sur vos collaborateurs et leurs compétences afin d’affecter les tâches des salariés en congés à d’autres salariés.

Attention ! L’objectif n’est pas d’inonder les collaborateurs au travail avec une multitude de dossiers… Seulement de pouvoir compter sur eux pour gérer les priorités même si elles ne sont pas de leur ressort le reste de l’année.

 

Aussi, ce qui est très important, c’est de vous assurer que chacun de vos collaborateurs paramètre un message automatique d’absence sur leur boite mail et messagerie téléphonique. Ils pourront ainsi indiquer les coordonnées d’un collègue à qui les clients pourront s’adresser pendant la période d’absence.

Cela permettra d’organiser un relais en interne et d’assurer le suivi des clients même durant la période d’été.

Conseil ! Un dernier conseil est celui de prévoir une réunion avant les premiers départs en congés avec l’ensemble des collaborateurs. Il est important que chacun consacre du temps à la mise à jour de ses dossiers avant son départ. Ainsi, au cours de la réunion, chacun pourra dire où il en est afin que tout le monde soit au courant et que personne ne soit pénalisé de l’absence d’un collègue.

 

Au final, la période d’été n’est pas si compliquée pour les entreprises… Il suffit de s’organiser pour anticiper et assurer une activité fluide, qui permet de maintenir le business de l’entreprise.

 

 

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