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Avec la digitalisation des outils, de plus en plus de communication se font par échange d’emails. Cependant, pour réussir à transmettre le bon message, il est important de respecter certaines règles d’usage. Dans cet article, découvrez nos conseils pour communiquer efficacement par mail.
1. Objet clair et concis
La première chose que votre interlocuteur va voir est l’objet de votre mail, c’est pour cela qu’il est essentiel d’y prêter attention. L’objet d’un mail doit être clair et se limiter à quelques mots clés. Rien qu’en lisant l’objet, votre interlocuteur doit comprendre l’objectif de votre mail.
Par exemple, s’il s’agit de l’annonce d’un événement type réunion, vous devez préciser l’objet de la réunion, le lieu et la date pour que l’information essentielle soit lisible dans les premières secondes.
2. Contenu synthétique
Pour ne pas perdre votre lecteur, vous devez veiller à ce que votre email soit synthétique. Au-delà de 15/20 lignes, vous pouvez privilégier l’ajout d’une pièce jointe explicative qui viendra donner davantage de renseignements sur l’information que vous avez à transmettre. Dans ce cadre, notez uniquement le principal dans le corps du mail.
3. Contact facile à identifier
Quand on reçoit un email, la première chose qui nous intéresse est d’identifier l’expéditeur. Ainsi, vous devez faire en sorte que votre nom et vos coordonnés soient facilement visibles (par exemple grâce à une différenciation de couleur ou de taille de police).
De plus, votre interlocuteur aura besoin d’identifier rapidement vos coordonnés s’il souhaite vous joindre.
Astuce ! Il est également important de prendre soin de la sélection des destinataires, notamment lorsque ceux-ci ne doivent pas voir à qui a été envoyé le mail… Dans ce cadre, attention à bien enregistrer vos destinataires en « Cci » et non en « Cc ».
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