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Voilà déjà une année écoulée depuis que Max a monté son entreprise de courses à vélo. Son concept a séduit tout de suite et Max n’aurait jamais pu imaginer que cela marcherait aussi bien !
Max n’a pas arrêté de travailler. Pas un seul jour de repos. Même s’il y a des périodes creuses, il a toujours quelque chose à faire : administratif, management, recrutements… Et oui, au vu de la forte activité, Max a recruté 5 personnes depuis le lancement de son entreprise.
La femme de Max, Lola, a insisté pour qu’il s’octroie deux semaines de congés cet été. Ils n’ont malheureusement pas pu passer beaucoup de temps ensemble ces derniers mois… Alors c’est décidé, les billets sont pris, direction le soleil au mois d’août !
Max n’est pas très à l’aise avec le fait de s’absenter si longtemps. Que va devenir son équipe ? Même si 1/3 sera aussi partie en congé, il aurait bien voulu rester pour s’assurer du suivi des dossiers en cours et pour soutenir les personnes restantes.
Pourtant, il a vraiment besoin de ces vacances. De plus, comme il sera très loin, il n’est pas sûr de pouvoir vérifier ses mails et donc de pouvoir réagir en cas de besoin.
Il prend donc la résolution de tout préparer pour que son absence impacte le moins possible le fonctionnement de l’entreprise.
Max cherche des solutions
Max a prévu de partir dans deux semaines. Tout d’abord, il doit prévenir son équipe. Il doit terminer ce qu’il est possible de finir, mais pour le reste ?
Max décide de faire une réunion d’équipe pour faire le point sur les personnes qui seront présentes et les dossiers en cours qui devront être suivis.
Il commence par présenter les affaires qu’il pourra terminer avant son départ. Puis il parle des dossiers à suivre pendant son absence.
Chacune des personnes présentes lui expose sa charge de travail prévisionnelle, ce qui n’augure rien de bon pour la délégation qu’il avait prévue.
Max décide de donner des priorités à chaque dossier. Certains peuvent attendre, d’autres non. Il utilise donc la matrice d’Eisenhower pour déterminer les priorités et ainsi réorganiser la distribution des tâches. Son équipe propose une classification sur leurs propres dossiers. Max en fait de même avec les siens. Ils trouvent, ensemble, un compromis. Les dossiers sont répartis, du moins de façon prévisionnelle.
En bref : A S-2, il est important d’anticiper.
- Evaluer le travail qui reste à faire et qui ne pourra être réalisé avant son départ.
- Prioriser chaque tâche en fonction de son importance et de son caractère d’urgence.
- Déléguer en fixant des objectifs SMART : Spécifiques/Simples, Mesurables, Ambitieux/Acceptés, Réalistes et délimités dans le Temps.
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Max part dans deux jours
On est mercredi, Max a réussi à terminer ce qu’il avait prévu. Il réunit son équipe à nouveau, afin de valider définitivement, les dossiers à suivre pendant son absence.
L’équipe a tous les éléments pour se passer de lui pendant deux semaines et il confirme que tout va bien se passer.
Malgré tout, Max décide de nommer un référent parmi eux, qui aura la responsabilité de trancher si jamais des choix difficiles sont à faire sur les dossiers les plus sensibles.
Max appelle les deux clients sensibles pour les prévenir que leurs dossiers seront suivis pendant son absence mais que les plans d’action reprendront dans deux semaines.
L’équipe est rassurée. Les dossiers les plus complexes sont laissés pour le retour de Max, la charge de travail ne semble pas être supérieure à la charge habituelle.
L’équipe, sur le ton de l’humour lui signifie même « qu’il n’a pas intérêt à lire ses mails sur la plage ».
En bref : A J-2, il est temps de déléguer.
- Nommer un référent qui pourra prendre des décisions pendant son absence plutôt que d’attendre son retour pour tout gérer.
- Déléguer ses dossiers en prenant le temps d’expliquer où en est chaque affaire, ce qu’il reste à faire dans un temps donné. La méthode SMART vous aide encore une fois à ne rien oublier !
- Prévenir les clients importants pour qu’ils anticipent de leur côté et ainsi éviter au maximum les imprévus.
Max s’en va, rassuré
C’est le jour J. Ce soir, Max est en vacances. Il refait le tour des dernières choses à faire avant de partir :
- Message d’absence dans sa messagerie qui désigne le nom du référent et la période d’absence,
- Rangement de son bureau : c’est mieux pour les autres et aussi pour lui lors de son retour,
- Revoir une dernière fois les tâches qui seront faites pendant son absence et celles qui attendront son retour,
- Anticiper sur son agenda de rentrée, un temps pour traiter l’ensemble des mails reçus en son absence.
Voilà, Max peut partir l’esprit tranquille. Il se promet de ne pas essayer de lire ses mails. D’ailleurs il est fatigué par cette année où les enjeux ont été importants et le travail intense. S’il veut revenir en pleine forme, il doit laisser son travail derrière lui pendant deux semaines.
Il peut s’avérer parfois difficile de réorganiser ses équipes en période de sous-effectif : chaque collaborateur a un agenda bien rempli et on ne sait jamais trop comment faire pour réussir à maintenir le cap même quand la moitié des salariés est en congés. Agilytae vous accompagne pour optimiser ces périodes et vous conseille sur la posture managériale à adopter face à ces situations ! Rapprochez-vous d’une de nos consultantes pour plus d’informations.
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