Performance RH : Une gestion du temps efficace

27 Mar 2018

La gestion du temps est un réel enjeu dans le monde du travail. Beaucoup d’individus et de professionnels se plaignent de manquer de temps…

Un récent article du Parisien précise que  « 60 % des cadres disent consacrer une partie de leur temps de repos à leurs dossiers en cours. 26 % déclarent le faire « souvent » surtout au sein des cadres de la fonction publique et 34 % « de temps en temps ». Ce débordement sur la vie privée que ce soit le soir, le week-end et pendant les vacances est appelé « disponibilité extensive ».

L’exemple d’une RRH en PME

Le quotidien de Christine S. en est l’exemple probant. Mère de deux enfants, Christine est Responsable RH dans une PME depuis 6 ans située à 20 km de son domicile. Elle partage avec nous ses secrets pour être performante.

Christine est très impliquée dans sa structure en plein développement, qui compte 92 salariés. Depuis son retour de congé maternité pour son deuxième enfant il y a 6 mois, elle a repris son poste avec enthousiasme : la campagne d’évaluation annuelle vient de se clôturer avec près de 150 heures passées en entretien individuel avec les managers au cours des 2 derniers mois. Sa société vit un gros développement et elle a lancé 3 recrutements la semaine passée.  En ce lundi de fin mars, après 55mn de trajet, elle salue tout le monde dans les bureaux et dans les ateliers. En arrivant à son bureau, elle prépare les dossiers. Elle ouvre sa boite mail pour en contrôler les urgences avant de prendre le dossier paye en vue de contrôler les 92 bulletins de salaire. En fin de matinée elle commence à trier les 237 cv reçus…

Christine poursuivra sa journée par une réunion de délégué du personnel et la déclaration d’un Accident de travail survenu quelques heures plus tôt… Elle repartira à 17h40 de son entreprise, passera 1h10 dans les bouchons du périphérique. Elle arrivera in extremis à la crèche avec le stress d’arriver après la fermeture à 19h… et court récupérer le grand de 5 ans gardé chez la voisine.

Elle prendra du temps avec chacun de ses enfants entre le bain, le repas… mais trop peu à son goût… Hop, un câlin, une berceuse, une histoire pour le grand et des dizaines de bisous plus tard : Christine rallume son pc pour synchroniser son agenda et répondre à quelques mails urgents avec un bon petit plat réchauffé mitonné ce week-end.

Christine ressent des difficultés pour gérer son temps, elle anticipe pourtant beaucoup de démarches, elle n’a pas l’habitude de subir mais sa perception de sa gestion de l’espace-temps a changé. Son temps disponible et ses priorités ont évolué. Malgré sa bonne volonté et son organisation Christine a besoin d’aide.

Ce soir c’est décidé, Christine va lancer un recrutement d’assistant RH en CDD, si la tendance se confirme elle pourra peut-être le transformer en CDI. Elle a besoin de recruter et de pouvoir déléguer car le contexte de son entreprise est tel, que son poste subit une surcharge de travail significative. Actuellement, elle s’appuie principalement sur l’assistante de direction. Elle a entrepris de former les 5 managers pour qu’ils deviennent de vrais RH opérationnels mais en attendant leur autonomie sur le sujet, elle va se faire aider avec des prestataires externes (cabinet de conseils, agence de recrutement…). Elle va aussi se pencher sur le sujet du télétravail. Toutes les études le montrent : le télétravail permet d’économiser du temps de trajet, et limite le stress ressenti par le rythme effréné des grandes métropoles. Ses collègues et elle-même pourraient en être soulagés. L’entreprise y serait gagnante aussi !

Découvrez notre article « Et pourquoi pas adopter le télétravail ? » >

4 conseils fondamentaux pour la gestion du temps

Christine garde le moral et nous livre ses conseils pour atteindre ses objectifs : « Il est nécessaire de s’organiser pour être efficace. Entre la vie personnelle et les impératifs professionnels, il faut savoir jongler et ce n’est pas toujours facile. »

– Etre organisée : Par exemple, il est souvent recommandé de traiter ses mails à un moment précis de la journée. Ainsi, vous évitez d’être perturbé dans votre travail toute la journée par de nouveaux mails et vous pouvez gérer les priorités.

– Tenir régulièrement des TO DO List : La TO DO List va vous permettre d’y voir plus clair parmi l’ensemble des missions que vous avez à réaliser. Vous pouvez même vous en servir pour prioriser vos tâches ! En fonction de votre organisation, vous pouvez tenir une TO DO List par jour, par semaine…

– Le rétro-planning peut devenir votre meilleur ami : En effet, sur des tâches à long terme, le rétro-planning permet de cadencer son travail et de tenir les délais.

– Apprendre à déléguer : un DRH doit apprendre à déléguer des missions à ses collaborateurs. Cela présente un double avantage : Pour les salariés prendre en confiance et en responsabilités et pour l’employeur, assumer une charge de travail réalisable. C’est un rapport Win/ Win.

 

Ingrid Wolf, consultante formatrice de la société Yosadi nous confirme que pour « passer d’Homme-Orchestre à chef d’orchestre, il faut déléguer ». « Si la liste de vos tâches déborde dans la journée, c’est que seul(e) vous n’arrivez plus à tout faire. Une journée n’étant pas extensible à l’infini, il vous faut donc trouver de l’aide et déléguer à une autre personne quelques tâches pour vous soulager. Cela peut s’avérer difficile pour certains, mais pas insurmontable ! »

 

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