Pourquoi mettre en place une communication interne formelle ?

19 Mar 2019

De nombreuses entreprises, notamment les plus petites voire les entreprises dites familiales, communiquent de façon informelle en interne. Un bruit de couloir permet d’informer l’ensemble des collaborateurs, ou presque, des actualités de l’entreprise. 

Dans cet article, je vous explique pourquoi il est important de mettre en place une organisation de la communication interne plus formelle. Je vous donne aussi quelques astuces et outils pour faire un travail sur votre stratégie et agir auprès de vos collaborateurs.

Commençons par un constat

Lorsque l’on intervient au sein de TPME dans le cadre d’un audit préalable, on se plonge totalement dans le fonctionnement de l’organisation sur diverses thématiques RH. On vient notamment identifier les éventuelles problématiques de communication interne. 

Bien trop souvent, on se rend compte que rien n’est réellement défini : le dirigeant va partager une nouvelle aux 2/3 collaborateurs qu’il va croiser et qui vont eux-mêmes rediffuser l’information auprès de leurs collègues. 

Quels sont les risques ?

  • Premièrement, tous les collaborateurs ne sont pas informés en même temps d’une information qui concerne toute l’entreprise. Cela est bien évidemment une source de mécontentement et de frustration chez les salariés.

Pourquoi l’a-t-il appris avant moi ? Pourquoi personne ne m’a rien dit ?

Pire encore, un des collaborateurs de l’entreprise pourrait ne découvrir l’information que plusieurs semaines voire plusieurs mois après ses collègues, ce qui pourrait devenir vraiment dérangeant pour ce dernier.

Comment pourrait-il le prendre ? Ne risque-t-il pas de croire qu’on le met volontairement de côté ?

  • Communiquer de façon informelle favorise les bruits de couloir et les mauvaises rumeurs. Aucune information n’étant transmise de façon officielle, ces dernières peuvent facilement être modifiées de manière intentionnelle ou non.

Imaginons qu’une rumeur de plan de licenciement économique se propage au sein de vos différentes équipes. Cela va directement impacter leur productivité et leur moral, craignant être sur un siège éjectable.

Le schéma de la communication interpersonnelle présente bien ce phénomène. La différence entre ce que l’on nous dit, ce que l’on a compris et comment on rediffuse l’information peut parfois être si importante que la communication du départ et celle de fin n’ont rien à voir.

  • Ne pas avoir mis en place un système de communication bien défini engendre parfois des loupés. La démarche de communication n’étant pas habituelle, certaines informations non négligeables passent parfois à la trappe par manque de réflexe.

Prenons l’exemple d’un nouveau collaborateur qui rejoint votre entreprise. La plupart des salariés ont bien entendu qu’un nouveau allait arriver lundi mais par mégarde une ou plusieurs personnes n’en ont pas été informées. Elles croisent alors le nouveau dans les couloirs dès le lundi matin sans identifier de qui il s’agit et dans quel service il évolue.

Cette situation présente des répercussions à deux niveaux :

  • Le nouveau collaborateur se rend bien compte que seules certaines personnes sont informées de son arrivée, ce qui pourrait le laisser penser que son intégration n’a pas été anticipée et que potentiellement, il y a un manque d’intérêt à son égard
  • Les salariés en poste se sentent mal à l’aise face à la situation puisqu’ils auraient sans doute préféré accueillir leur nouveau collègue dans de meilleures conditions
une ampoule

Quelles solutions ?

Pour vous éviter l’ensemble de ces problématiques, il apparaît opportun de travailler sur la communication interne au sein de votre entreprise.

Pas la peine de chercher trop loin, des solutions assez simples existent :

  • Une réunion hebdomadaire ou bien mensuelle selon votre organisation, pour assurer une communication transversale
  • Un mail « Flash Info » envoyé à toutes les équipes dès lors qu’une actualité serait importante à communiquer
  • Une newsletter mensuelle lorsque tous les collaborateurs ne sont pas sur le même lieu de travail 
  • Le livret d’informations 
  • L’intranet d’entreprise 
  • Les différents supports de communication sur le lieu de travail 
  • etc.  

Il existe encore de nombreux outils qui vous permettent d’améliorer la communication interne au sein de votre entreprise. L’importance réside surtout dans la récurrence et l’habitude à prendre « Une actualité = Un message groupé ».

L’identité de marque fait également partie de la communication interne. Il est important de la développer pour souder ses équipes autour de valeurs communes et d’une même image salariale. Pour transmettre et montrer l’appartenance d’un salarié à son entreprise, cette dernière peut mettre à disposition des équipements de bureau à l’image de l’entreprise.  Ainsi, lorsque l’employé se déplace, il emporte avec lui l’image de son entreprise et peut la partager avec les autres membres de son groupe.

Pour aller plus loin dans la démarche, je vous propose également de lire « En quoi consiste la communication interne ? » et « Max fait appel à un.e Consultant.e en Communication RH ».

En tant qu’expert des Ressources Humaines, Agilytae a à cœur de vous accompagner dans la gestion des compétences de votre entreprise. Créons ensemble une dynamique collaborative !

Louise Delacoste
Responsable Communication